TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 15.10.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten me Seedi Oy:ssä (”Seedi”, ”me”) käsittelemme henkilötietojasi, kun olet asiakkaamme, potentiaalinen asiakkaamme, markkinointikontaktimme, kokoukseemme osallistuja tai verkkosivustomme kävijä. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679, GDPR) ja Suomen tietosuojalakia (1050/2018).
1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjänä toimii Seedi Oy (Y-tunnus: 2012084–3) osoitteessa Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo, Suomi.
Puhelin: +358 44 358 5204 ja Sähköposti: seedi@seedi.fi
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö on Johanna Parkkinen. Puhelin: +358 44 358 5204 ja sähköposti: seedi@seedi.fi
Seedillä ei ole lakisääteistä velvollisuutta nimittää tietosuojavastaavaa.
2. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA TIETOLÄHTEET
Käsittelemme sinusta seuraavia tietoryhmiä käyttötarkoituksesta riippuen:
• Yhteys- ja perustiedot: nimi, titteli tai asema, edustamasi organisaatio, posti- ja sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Asiakassuhteen tiedot: sopimus- ja tilaustiedot, viestintähistoria, palvelupyynnöt ja palaute.
• Laskutus- ja maksutiedot: laskutusosoite, maksutapahtumatiedot, mahdolliset viitetiedot ja saatavien perintään liittyvät tiedot.
• Kokouksiin liittyvät tiedot: kokouskutsut ja osallistujatiedot sekä, kun olet antanut siihen suostumuksesi, kokousten tallenteet, litteroinnit sekä tallenteista laaditut muistiot ja yhteenvedot.
• Markkinointi- ja viestintätiedot: markkinointisuostumukset ja -kiellot, uutiskirjetilaukset sekä viestinnän avaus- ja klikkaustiedot.
• Verkkosivuston käyttötiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä evästeiden kautta kerätyt käyttö- ja analytiikkatiedot verkkosivustollamme sovellettavan evästekäytännön mukaisesti.
Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi, kun otat meihin yhteyttä, tilaat palveluitamme, osallistut kokouksiin tai tilaisuuksiin, täytät verkkosivustomme lomakkeita tai tilaat markkinointiviestintäämme. Lisäksi voimme kerätä tietoja julkisista lähteistä (esim. kaupparekisteri, yrityksen verkkosivusto), yhteistyökumppaneiltamme sekä markkinointi- ja osoitepalveluja tarjoavilta toimijoilta.
3. KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:
• Asiakassuhteiden hoito, palveluiden toimittaminen sekä laskutus ja maksujen käsittely. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (GDPR 6 art. 1 kohta b alakohta).
• Myynti, markkinointi ja asiakasviestintä sekä liiketoimintamme kehittäminen. Oikeusperuste: oikeutettu etumme harjoittaa ja kehittää liiketoimintaamme sekä pitää yhteyttä asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiimme (GDPR 6 art. 1 kohta f alakohta).
• Sähköinen suoramarkkinointi. Oikeusperuste: suostumuksesi (GDPR 6 art. 1 kohta a alakohta) tai, jos olet olemassa oleva asiakkaamme tai yhteyshenkilö asiakasyrityksessämme, oikeutettu etumme markkinoida sinulle aiemmin hankkimiisi tuotteisiin tai palveluihin rinnastettavia tuotteita ja palveluita. Voit vastustaa tätä markkinointia milloin tahansa maksutta.
• Kokousten tallennus, litterointi, muistioiden ja yhteenvetojen laatiminen sekä kokousten analysointi.Oikeusperuste: suostumuksesi, kun kysymys on kokouksen tallentamisesta ja litteroinnista, tai oikeutettu etumme tuottaa ja dokumentoida palvelujamme laadukkaasti, kun kysymys on tallenteiden pohjalta laadittavista muistioista, yhteenvedoista ja analyyseistä (GDPR 6 art. 1 kohta a tai f alakohta). Kerromme tallennuksesta ja litteroinnista aina ennen kokouksen alkua, ja voit kieltäytyä niistä ilman, että se vaikuttaa kokoukseen osallistumiseesi tai palvelun saamiseen.
• Palvelun ja verkkosivuston analytiikka, tilastointi ja kehittäminen. Oikeusperuste: oikeutettu etumme kehittää palveluitamme ja ymmärtää niiden käyttöä (GDPR 6 art. 1 kohta f alakohta). Analytiikkaevästeiden osalta käsittely perustuu suostumukseesi.
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, kuten kirjanpito- ja verolainsäädännön noudattaminen. Oikeusperuste: lakisääteinen velvoitteemme (GDPR 6 art. 1 kohta c alakohta).
• Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen. Oikeusperuste: oikeutettu etumme suojata oikeudellisia etujamme (GDPR 6 art. 1 kohta f alakohta).
Jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, että etumme ei syrjäytä oikeuksiasi ja vapauksiasi. Saat pyynnöstä lisätietoa tasapainotestistä yllä mainituista yhteystiedoistamme.
4. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA KÄSITTELIJÄT
Henkilötietoihisi on pääsy vain niillä henkilöstömme jäsenillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Koko henkilöstöämme sitoo salassapitovelvollisuus.
Käytämme palveluidemme tuottamiseen huolellisesti valittuja alihankkijoita ja palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi lukuumme käsittelijöinä. Tällaisia ovat esimerkiksi tieto- ja viestintäjärjestelmien, pilvi- ja tallennuspalveluiden, kokous- ja tekoälyavusteisten työkalujen, taloushallinnon, laskutuksen, asiakkuudenhallinnan sekä markkinoinnin ja viestinnän palveluntarjoajat. Olemme tehneet jokaisen käsittelijän kanssa tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisen henkilötietojen käsittelysopimuksen, joka velvoittaa käsittelijää toimimaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käsitellessään henkilötietojasi puolestamme.
Hyödynnämme palveluidemme tuottamisessa tekoälyavusteisia työkaluja esimerkiksi kokousten tallennukseen ja litterointiin, muistioiden ja yhteenvetojen laatimiseen, vastausten analysointiin sekä raportoinnin tukemiseen. Käsittelemme henkilötietojasi näissä työkaluissa ainoastaan palveluidemme tuottamiseksi sovittuihin tarkoituksiin. Olemme sopineet kirjallisesti jokaisen tekoälyä hyödyntävän palveluntarjoajamme kanssa, että henkilötietojasi ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen eikä muihin palveluntarjoajan omiin tarkoituksiin.
Luovutamme henkilötietojasi muille vastaanottajille ainoastaan silloin, kun siihen on perusteltu syy ja oikeusperuste, esimerkiksi:
• viranomaisille lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi;
• tilintarkastajille, kirjanpitäjille, asianajajille ja muille neuvonantajille palveluidemme ja oikeudellisten etujemme hoitamiseksi; sekä
• liiketoimintajärjestelyn (esim. yrityskaupan) yhteydessä mahdolliselle ostajalle tai sen neuvonantajille.
Emme myy henkilötietojasi emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille niiden omaan markkinointiin.
5. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU/ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tällaisissa siirroissa varmistamme asianmukaisen tietosuojan tason käyttämällä jotakin tietosuoja-asetuksen hyväksymistä siirtomekanismeista, kuten Euroopan komission antamaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai komission hyväksymiä tietosuojan vakiolausekkeita, ja tarvittaessa toteutamme täydentäviä suojatoimia.
Saat pyynnöstä lisätietoja käyttämistämme käsittelijöistä, mahdollisista siirroista EU/ETA-alueen ulkopuolelle sekä siirroissa käytetyistä suojatoimista.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin lainsäädäntö edellyttää. Noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta ja arvioimme säilytysaikoja säännöllisesti. Pääsääntöiset säilytysajat ovat:
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: asiakassuhteen keston ajan ja enintään kolme (3) vuotta sen päättymisestä, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen oikeudellisten vaateiden hoitamiseksi.
• Kirjanpitoaineisto ja muut lakisääteiset tositteet: kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän ajan, pääsääntöisesti kuusi (6) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolta aineisto on.
• Markkinointikontaktien tiedot: niin kauan kuin kontakti on aktiivinen tai kunnes vastustat markkinointia tai peruutat suostumuksesi.
• Kokousten tallenteet ja litteroinnit: vain siihen asti, kun ne eivät enää ole tarpeen palvelun tuottamista tai dokumentointia varten. Lopullinen muistio tai yhteenveto säilytetään asiakassuhteen tiedoille sovellettavan säilytysajan mukaisesti.
• Verkkosivuston käyttö- ja evästetiedot: evästekäytännössä kuvatun ajan.
Säilytysajan päätyttyä henkilötietosi poistetaan tai anonymisoidaan niin, ettei sinua voi enää tunnistaa niistä.
7. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
Suojaamme henkilötietojasi asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Toimenpiteisiimme kuuluvat muun muassa pääsynhallinta ja käyttäjäoikeuksien rajoittaminen työtehtävien mukaisesti, vahvojen salasanojen ja monivaiheisen tunnistautumisen käyttö, tiedonsiirron ja tallennuksen salaus soveltuvin osin, varmuuskopiointi, laitteistojen ja tilojen fyysinen suojaus sekä henkilöstön säännöllinen tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvä ohjeistus ja koulutus.
Edellytämme vastaavaa tietosuojan ja tietoturvan tasoa myös käsittelijöiltämme ja muilta kumppaneiltamme, mukaan lukien tekoälyavusteisia työkaluja tarjoavat kumppanit.
Jos tietoturvaloukkaus kaikesta huolimatta tapahtuu, ilmoitamme siitä tietosuojavaltuutetulle lakisääteisten aikarajojen puitteissa ja noudatamme tietosuoja-asetuksen velvoitteita loukkauksen hoitamisessa.
Käytämme tekoälyavusteisia työkaluja ainoastaan apuvälineenä esimerkiksi vastausten analysoinnissa ja raportoinnin tukemisessa; niiden tuottamat tulokset eivät sellaisenaan johda sinua koskeviin päätöksiin, vaan henkilöstömme arvioi ja tekee tarvittavat päätökset. Emme näin ollen tee sinua koskevia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn, kuten tekoälyyn, perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
8. OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihisi:
• Oikeus saada pääsy tietoihisi. Voit pyytää vahvistuksen siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja saada jäljennöksen käsittelemistämme tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen. Voit pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai epätarkat tiedot tai täydennämme puutteelliset tiedot.
• Oikeus tietojen poistamiseen. Voit pyytää tietojesi poistamista, jos niiden käsittelylle ei enää ole perustetta. Emme välttämättä voi poistaa kaikkia tietoja, jos käsittelyyn on edelleen laillinen peruste (esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvoite tai oikeudellisten vaateiden hoitaminen).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Voit tietyissä tilanteissa pyytää, että rajoitamme sinua koskevaa käsittelyä esimerkiksi kiistäessäsi tietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden.
• Oikeus vastustaa käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Voit saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen seedi@seedi.fi. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Vastaamme pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella (2) kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on useita; ilmoitamme sinulle tällaisesta jatkamisesta erikseen.
Suoramarkkinointisähköpostit voit kieltää myös jokaisen markkinointiviestimme alatunnisteessa olevan ”Peruuta tilaus” -linkin kautta.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
9. EVÄSTEET
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat laitteellesi, kun vierailet verkkosivustollamme. Verkkosivustollamme käytetään evästeitä ja muita vastaavia teknologioita sivuston toiminnan varmistamiseksi (välttämättömät evästeet), käytön analysoimiseksi (analytiikkaevästeet) ja markkinoinnin kohdentamiseksi (markkinointievästeet). Muita kuin verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä käytetään vain antamasi suostumuksen perusteella. Voit hallita evästeasetuksiasi verkkosivustomme evästeasetusten kautta. Tarkemmat tiedot käyttämistämme evästeistä, niiden tarkoituksista ja mahdollisista kolmansien osapuolten evästeistä löydät verkkosivustollamme julkaistusta evästekäytännöstä.
10. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa, käsittelyssä käytettävien työkalujen tai palveluntarjoajien muuttuessa tai toimintamme muutoin kehittyessä. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivustollamme, ja selosteen alussa näkyy sen päivityspäivä. Jos muutos ei vaikuta henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksiin tai oikeusperusteisiin, pidämme verkkosivustolla julkaistua päivitettyä selostetta ja sen päivityspäivän näkymistä riittävänä tiedottamisena. Jos muutokset sen sijaan ovat olennaisia käsittelyn tarkoitusten, oikeusperusteiden tai oikeuksiesi kannalta, ilmoitamme niistä sinulle erikseen asianmukaisella tavalla.